Privacy Policy

ArnhemLife hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
ArnhemLife houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

– Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy;

– Verwerking van uw persoonsgegevens is beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

– Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
– Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

– Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

– Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

U kunt gegevens op verschillende wijzen met ons delen, waaronder:
– Via onze websites / webshop / applicaties / gekoppelde systemen:
– Oplossingen op (onderdelen) van ArnhemLife.nl/ArnhemLife.com;
– De genoemde websites kunnen persoonsgegevens over u verwerken, doordat u (door middel van bezoek, contactformulier of registratie) gebruik maakt van de diensten die worden geboden en gegevens achterlaat (uw ip-adres en bezoekgedrag). U dient zich ervan bewust te zijn dat wij niet verantwoordelijk zijn voor het privacy beleid van andere sites/apps, die via een link op onze website(s) bereikbaar zijn;

– Op onze website maken wij gebruik van:
– Functionele Cookies
– Analytische Cookies
– Wij gebruiken deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, om rapporten over de websiteactiviteit op te stellen, de werking van de website te verbeteren en meer gerichte relevante algemene informatie aan bezoekers aan te bieden;

– De meeste browsers (Google Chrome, Internet Explorer, Safari, Firefox) zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren. U kunt uw browser instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige functies in deze website dan niet correct functioneren;

– Via e-mail;
– Via telefonisch contact;
– Door brief of achterlaten van uw visitekaartje;
– Specifieke formulieren waarmee wij informatie vergaren, waarin wij u informeren over het doel van de
informatieverzameling.
Als ArnhemLife zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy Policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

lithografie | druk | print
Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers
Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door ArnhemLife verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– Administratieve doeleinden;
– Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
– Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht ter realisatie van (geïndividualiseerd) drukwerk en/of bezorging op adres;
– Het doorvoeren van verbeteringen in de processen van onze organisatie.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
– De overeengekomen opdracht;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan ArnhemLife de volgende persoonsgegevens van u vragen:
– Naam/ voorletters/ tussenvoegsel
– Titels
– Adres
– Postcode
– Plaats
– Provincie
– Land
– Woonplaats
– Telefoonnummer
– Faxnummer
– E-mailadres
– Website
– Geslacht
– Geboortedatum
– Geboorteplaats
– LinkedIn
– Facebook
– Twitter
– Werkzaam bij organisatie
– Bankrekeningnummer
-Paspoortnummer/documentnummer
– Inloggegevens (gebruikersnaam/wachtwoord) (indien u onze online applicaties gebruikt) Deze gegevens vullen wij naar behoefte van de opdracht of de relatie aan met inhoudelijke gegevens ten behoeve van de financiële
transactie (btw nummer, kredietwaardigheidscontrole) of de uitvoering van de opdracht.

Wanneer wij een opdracht van onze klanten ontvangen, zijn we de Verwerker van persoonsgegevens. Deze gegevens kunnen
variabel zijn en aangezien wij niet Verantwoordelijk zijn, zijn deze ook voor ons niet op voorhand te voorspellen. Deze gegevens

behandelen wij zoals door ons opgedragen door onze klant in een verwerkersovereenkomst. Indien u vragen heeft over dit soort
gegevens, kunt zich het beste wenden tot de originele partij die uw gegevens vergaard heeft (de Verantwoordelijke).

De persoonsgegevens van onze klanten en leveranciers waar wij Verantwoordelijk voor zijn, worden door ArnhemLife opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
– Gedurende de looptijd van de overeenkomst, daarna totdat u ons tot verwijdering verzoekt in ons relatiebeheersysteem en in de financiële administratie (voor minimaal 7 jaar);

– Wij willen erop wijzen dat uw e-mailadres wellicht informatie kan bevatten over uw politieke voorkeur, geloofsovertuiging of een ander bijzonder kenmerk.

lithografie | druk | print
Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde Persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde worden door ArnhemLife verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten;
– Het doorvoeren van verbeteringen in de strategie of processen van onze organisatie. Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
– Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje, akkoord met onze cookie policy op onze website en het contactformulier
en de mogelijkheden tot registratie in onze webapplicaties, en/of via koppeling op LinkedIn; Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan ArnhemLife de volgende persoonsgegevens van u vragen:
– Naam/ voorletters/ tussenvoegsel
– Titels
– Adres
– Postcode
– Plaats
– Provincie
– Land
– Woonplaats
– Telefoonnummer
– Faxnummer
– E-mailadres
– Website
– Geslacht
– Geboortedatum
– Geboorteplaats
– LinkedIn
– Facebook
– Twitter
– Werkzaam bij organisatie
– Bankrekeningnummer

-Paspoortnummer/documentnummer
Uw persoonsgegevens worden door ArnhemLife opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
– Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde.
In de praktijk is dit totdat u ons tot verwijdering verzoekt.

lithografie | druk | print
Verwerking van persoonsgegevens van Medewerkers en Sollicitanten
Persoonsgegevens van Medewerkers worden door ArnhemLife verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– Sollicitanten werven en aannemen als medewerker;
– Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst;
– Dienen van het vitale belang van de medewerker zelf (BHV, redden in noodsituatie), waaronder werkzaamheden van de OR;
– Commerciële doelstellingen;
– Het doorvoeren van verbeteringen in de strategie of processen van onze organisatie. Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
– De arbeidsovereenkomst.
– Specifieke overeenkomst voor het gebruik van uw gegevens voor:
– Uw foto voor commerciële doeleinden (publicaties, mailingen, foto op onze website, social media);
– Uw foto voor interne communicatiedoelstellingen, waaronder BHV (intern smoelenboek, koppeling aan in- house automatiseringsoplossingen);
– Het correct laten functioneren van onze kantoorautomatisering en ICT oplossingen.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan ArnhemLife de volgende persoonsgegevens van u vragen:
– Voornaam;
– Tussenvoegsel;
– Achternaam;
– Telefoonnummer;
– E-mailadres;
– Geboortedatum;
– Voor sollicitanten: uw CV
– Salarisgegevens, inclusief eventuele prestatiebonus;
– Kopie ID;
– BSN-nummer;
– Bankgegevens.
– Gegevens rondom de gezondheid die u expliciet met ons gedeeld heeft (indien wij u ergens bij moeten kunnen ondersteunen)
– Gegevens over functie en functioneren
– Opleidingsgegevens
– Urenregistratie
– Contactgegevens (Naam, Adres, Woonplaats, geslacht, emailadres, telefoonnummer, geboortedatum) van uw directe
gezinsleden ten behoeve van noodsituaties en het kunnen vieren van speciale gelegenheden.
– Gegevens t.b.v. pensioen, verzekering, enz.
– Kentekengegevens indien noodzakelijk voor lease- of parkeervoorzieningen.
Uw persoonsgegevens worden door ArnhemLife opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde

verwerking(en) voor de periode:
– Gedurende de periode dat men een contract heeft, daarna in de personeelsadministratie tot 5 jaar, daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar en geanonimiseerd in ons MIS-systeem.

lithografie | druk | print
Verstrekking aan derden:
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
– Het verzorgen van de hosting en het beheer van onze online-, web- of cloudoplossingen;
– Technische ondersteuning bij de gegevensverwerking van onze inhouse ICT-toepassingen;
– Analyse van het gedrag van bezoekers (Google Analytics);
– (Sub)verwerkers voor de realisatie van opdrachten t.b.v. (geïndividualiseerd) drukwerk en/of bezorging;
– Salarisadministratie;
– Organisaties ten behoeve van verzuim en re-integratie;
– Verzekeraars;
– Het verzorgen van de (financiële) administratie / onze accountant;
– Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te
waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en
toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt.
In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij
persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Binnen de EER
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EER (Europese Economische Ruimte), tenzij een
gelijkwaardig beschermingsniveau mogelijk is, zoals bijvoorbeeld het Privacy Shield. Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming
is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn :
ArnhemLife bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging;
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige
verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

– Alle personen die namens ArnhemLife van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
– We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
– We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;

– Zo passen wij https en ftp(s) toe bij onze website(s) en webapplicatie(s)
– Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
– We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
– Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

lithografie | druk | print
Rechten omtrent uw gegevens:
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht
deze toestemming in te trekken.

Klachten:
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen
bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen:
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!
Contactgegevens:
ArnhemLife
Sonsbeeksingel 27/2
6814AB Arnhem